INFORMAČNÉ MEMORANDUM NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV

určené pre obchodných, zmluvných a iných partnerov prevádzkovateľa, vrátane osôb zastupujúcich týchto partnerov

Ochrana súkromia a bezpečnosť spracúvania osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá. Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb postupujeme v súlade s platnými právnymi predpismi a zabezpečujeme ich ochranu v maximálnej možnej miere.

Toto Informačné memorandum na ochranu osobných údajov (ďalej len ako „Memorandum“) vám poskytne informácie o tom, ako nakladáme s vašimi osobnými údajmi a ako nás môžete kontaktovať, ak máte otázky ohľadom spracúvania vašich osobných údajov. Odporúčame vám, aby ste si informácie obsiahnuté v tomto Memorande dôkladne prečítali.

1. O nás

Spoločnosť TAW, s.r.o. (ďalej aj ako „Spoločnosť“ alebo „my“) sa zameriava na stavebnú činnosť v odvetviach pozemných a inžinierskych stavieb. Uvedomujeme si, že stavebníctvo odčerpáva podstatné množstvo zdrojov zemegule. Preto je našou povinnosťou podporovať udržateľnú výstavbu. Naším cieľom je posúvať stavebníctvo smerom k vyššej efektivite a byť ohľaduplní k životnému prostrediu.

Pri spracúvaní vašich osobných údajov sa riadime právnymi predpismi Slovenskej republiky, a to predovšetkým Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ako aj ďalšími právnymi predpismi.

Prevádzkovateľom informačných systémov, v ktorých sú spracúvané osobné údaje našich obchodných, zmluvných a iných partnerov, vrátane osôb zastupujúcich týchto partnerov (napr. štatutári, zamestnanci) je spoločnosť TAW, s.r.o., so sídlom: Hlohovecká 13, 951 41 Lužianky, IČO: 47 017 040, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel: Sro, vložka č.: 33797/N.

2. Aké údaje o vás spracúvame?

Za osobný údaj sa považuje taký údaj, na základe ktorého je možné identifikovať konkrétnu fyzickú osobu. To znamená, že nejde len o známe identifikátory ako meno, priezvisko, či dátum narodenia. Všeobecné nariadenia o ochrane údajov definuje osobný údaj ako akékoľvek informácie, ktoré vedú k určeniu fyzickej osoby. Každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, sa považuje za dotknutú osobu s príslušnými právami k osobným údajom.

V prípade, že ste naším obchodným partnerom, spracúvame o vás len také osobné údaje, aby sme vám vedeli poskytnúť profesionálne služby a kvalitný produkt alebo, aby ste vy nám vedeli poskytnúť profesionálne služby alebo kvalitný produkt, pričom rozsah týchto osobných údajov je určený obsahom nášho zmluvného vzťahu alebo všeobecne záväznými právnymi predpismi. Spravidla však spracúvame iba údaje ako je meno, priezvisko, telefónne číslo a emailová adresa. V prípade, ak vaše osobné údaje spracúvame na základe súhlasu, zoznam, resp. rozsah údajov je presne uvedený priamo v súhlase, a to v miere potrebnej na splnenie účelu, na ktorý sú osobné údaje spracúvané.

3. Na aký účel spracúvame vaše údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu na príslušný účel. Väčšina našich spracovateľských operácií je odôvodená tým, že vaše osobné údaje potrebujeme na poskytnutie vami alebo nami požadovanej služby alebo produktu. Osobné údaje za účelom uzavretia a plnenia nášho zmluvného vzťahu teda získavame od vás. Je preto dôležité, aby ste nám poskytli úplné, správne, aktuálne a pravdivé osobné údaje.

Osobné údaje našich obchodných partnerov spracúvame v našej Spoločnosti na nasledovné účely:

• uzatváranie a plnenie zmluvných vzťahov
• identifikácia a evidencia obchodných partnerov/obchodná komunikácia
• vedenia účtovníctva a plnenie ďalších povinností v daňovej a účtovnej oblasti
• evidencia pošty a správa registratúry

Pokiaľ spracúvame osobné údaje na účel uzatvárania a plnenia zmluvných vzťahov, tak právnym základom takéhoto spracovanie je plnenie zmluvy vrátane vykonávania opatrení v rámci predzmluvných vzťahov v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov.

Pokiaľ spracúvame osobné údaje na účel identifikácie a evidencie obchodných partnerov, tak právnym základom takéhoto spracovanie je oprávnený záujem našej spoločnosti ako prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Máme oprávnený záujem spracovať osobné údaje obchodných partnerov v rámci obchodnej komunikácie v záujme realizácie a rozvoja našich podnikateľských aktivít.

Pokiaľ spracúvame osobné údaje na účel vedenia účtovníctva a plnenia ďalších povinností v daňovej a účtovnej oblasti, tak právnym základom takéhoto spracovanie je plnenie zákonných povinností v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona o účtovníctve, zo zákona o dani z pridanej hodnoty, zo zákona o dani z príjmov, a podobne).

Pokiaľ spracúvame osobné údaje na účel evidencie pošty a správy registratúry, tak právnym základom takéhoto spracovanie je plnenie zákonných povinností v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (najmä povinnosti vyplývajúce zo zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a povinnosti vyplývajúce zo zákona o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov - zákon o e-Governmente).

4. Ako chránime vaše osobné údaje?

Uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia, aby sme zaistili ochranu spracovávaných osobných údajov tak, aby nemohlo dôjsť k neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom, k ich zmene, zničeniu či strate, neoprávneným prenosom, k ich inému neoprávnenému spracovaniu, ako aj k inému zneužitiu osobných údajov. Za týmto účelom preto využívame elektronické prostriedky ochrany i fyzickú ochranu osobných údajov.

Oprávnenie spracúvať osobné údaje v mene našej spoločnosti vyplýva našim zamestnancom z pracovnoprávneho vzťahu s nami, ako aj zo všeobecne záväzných právnych predpisov.

Pri spracúvaní vašich údajov sme povinní dodržiavať určité povinnosti. Medzi najdôležitejšie povinnosti, ktoré dodržiavame, patria:

• spracúvame a zhromažďujeme vaše osobné údaje len na jednoznačné a zákonné účely, a to len po dobu dosiahnutia účelu, na ktorý sme tieto osobné údaje získali,
• vedome a neoprávnene nezasahujeme do vášho práva na ochranu súkromia,
• chránime vaše osobné údaje pred stratou, zničením a zneužitím,
• všetci naši zamestnanci a spolupracujúce osoby sú viazaní mlčanlivosťou, osobné údaje zákazníkov nesmú poskytovať tretím stranám.

5. Do ktorých krajín prenášame vaše osobné údaje?

Pri spracúvaní osobných údajov nevykonávame cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

6. Ako dlho budú vaše osobné údaje spracúvané?

Doba uchovávania vašich údajov sa odvíja od účelu, na ktorý sú tieto údaje spracúvané.

Ak vaše osobné údaje spracúvame na právnom základe – plnenie zmluvy, tak vaše osobné údaje spracúvame po bodu potrebnú na splnenie zmluvy. Po splnení zmluvy sme povinní pristúpiť k likvidácii vašich osobných údajov, pokiaľ nie je možné spracúvať vaše osobné údaje na inom právnom základe. Napr. z dôvodu plnenia zákonných povinností vyplývajúcich pre nás z daňových a účtovných právnych predpisov alebo z dôvodu správy registratúry-

Ak vaše osobné údaje spracúvame na právnom základe – plnenie zákonných povinností, tak vaše osobné údaje spracúvame po dobu, ktorú určujú právne predpisy. Napr. v prípade daňových predpisov je táto doba – 10 rokov.

Ak vaše osobné údaje spracúvame na právnom základe – náš oprávnený záujem alebo oprávnený záujem tretích osôb, tak vaše osobné údaje spracúvame po dobu trvania oprávneného záujmu, najviac však po dobu 7 rokov odo dňa uzatvorenia zmluvy alebo vedenia predzmluvnej komunikácie.

7. Aké sú vaše práva?

Kontrola nad vlastnými osobnými údajmi je dôležitá. V tejto časti by sme vás s vašimi právami preto radi oboznámili.

Bez ohľadu na účel alebo právny základ, o ktorý opierame zákonnosť spracúvania vašich údajov, máte právo:

• požiadať nás o prístup k vašim údajom. Na základe vašej žiadosti vás teda budeme informovať o účele spracúvania, kategórii dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategórii príjemcov, ktorým boli alebo budú vaše osobné údaje poskytnuté, ako dlho uchovávame vaše osobné údaje, o vašom práve podať sťažnosť dozornému orgánu, o tom, či vykonávame automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania. Účelom týchto Informácii je zabezpečenie realizácie vášho práva na prístup k údajom. Toto právo na prístup pre vás však znamená i možnosť získať osobné údaje, ktoré o vás spracúvame. Poskytneme vám kópiu vašich osobných údajov, ktoré o vás spracúvame. Pokiaľ však budete žiadať opakovane o poskytnutie svojich osobných údajov, môžeme od vás žiadať primeraný poplatok, ktorý bude pokrývať naše náklady spojené so zabezpečením realizácie vášho práva,
• požiadať nás o opravu údajov, ktorými už disponujeme. Pokiaľ zistíte, že spracúvame o vás nesprávne alebo neúplne informácie, môžete nás požiadať, aby sme vykonali opravu takýchto údajov.
• požiadať nás o vymazanie vašich osobných údajov. V rozsahu, v akom už nebudú potrebné vaše údaje na účely, pre ktoré sme ich spracovali, ako sme informovali vyššie, prípadne pokiaľ už na ich spracovanie nebudeme mať zákonné oprávnenie, bude vykonané ich vymazanie,
• požiadať nás, aby sme obmedzili spracovanie vašich údajov. V určitých prípadoch nás môžete požiadať o dočasné prerušenie spracovania údajov, prípadne o ich zachovanie po dobu dlhšiu než je potrebné, ak by ste to potrebovali.
• odvolať svoj súhlas so spracovaním osobných údajov. Pokiaľ spracúvame vaše osobné údaje na právnom základe – súhlas dotknutej osoby, máte právo kedykoľvek odvolať tento súhlas a to aj pred uplynutím doby, na ktorú bol tento súhlas udelený,
• požadovať prenos vašich osobných údajov. Keď naše oprávnenie na spracovanie vašich údajov vznikne na základe vášho súhlasu či na právnom základe plnenie zmluvy, môžete nás požiadať o prenosnosť svojich osobných údajov. To znamená, že budete mať právo získať osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, aby ste ich mohli priamo poskytnúť inému subjektu, a to vždy, keď to bude technicky možné.,
• požadovať neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania. V zmysle Nariadenia máte právo žiadať, aby automatizované individuálne rozhodovania vrátane profilovania bolo voči vám neúčinné. Naša Spoločnosť však nevykonáva tieto operácie.
• podať sťažnosť dozornému orgánu vo veci ochrany vašich osobných údajov, a to konkrétne v podmienkach Slovenskej republiky – Úradu na ochranu osobných Slovenskej republiky.

PRÁVO NAMIETAŤ

Pokiaľ spracúvame vaše osobné údaje na právnom základe – oprávnený záujem, všeobecné nariadenie o ochrane údajov vám priznáva špeciálne právo – právo namietať voči takémuto spracúvaniu.

Ak však náš oprávnený záujem na spracúvaní osobných údajov prevyšuje nad vašim osobným záujmom, môžeme pokračovať v spracúvaní vašich údajov, a to aj napriek vašej námietke voči spracúvaniu. Taktiež sme oprávnení pokračovať v spracovaní vašich údajov, v prípade ak je to potrebné pre preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie našich právnych nárokov.

Máte možnosť vzniesť námietku voči spracúvaniu vašich osobných údajov na účely priameho marketingu. Ak máte námietky voči priamemu marketingu, prestaneme spracúvať vaše osobné údaje na tento účel, ako aj na účel všetkých typov akcií priameho marketingu.

8. Vykonávame automatizované rozhodovanie vrátane profilovania?

Vaše osobné údaje nie sú predmetom automatizovaného rozhodovania, vrátane profilovania.

9. Ako sa s nami môžete spojiť?

Všetky vaše práva k osobným údajom si môžete u nás uplatniť zaslaním žiadosti na emailovú adresu: info@taw.sk alebo korešpondenčnú adresu: Hlohovecká 13, 951 41 Lužianky. Na uvedených adresách nás môžete kontaktovať aj v prípade otázok týkajúcich sa osobných údajov.

Informácie o dozornom orgáne Slovenskej republiky, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky a postupe podávania sťažností nájdete na jeho oficiálnom webovom sídle: www.dataprotection.gov.sk